はじめまして、
ゆるふわサラリーマンのAno(Twitter)です！
今回は会社における生産性で話題となる「会議」について
カイゼンする全体像についてまとめさせていただきました。
どのように会議をすることが最善になるのか？
・会議について不満や疑問がある
・会議を改善したい
・ファシリテーションを改善したい
“今回紹介するおすすめのビジネス書“
会議のよくあるある現状
はじめは会議に対してやる気に満ち溢れている
会議の意味が不明になり、やる気なくなる
特にスライドの読み上げをしてしまう会議の日には、、、
結局、無我の境地で早く終わることをただ祈る
最近、社内でリモート会議でビデオONになっていることに気づかないで
ずっと下を向いてスマホをいじっている先輩がいました(笑)
なぜ会議を改善しなければいけないか
上記の記事のように長時間労働や労働生産性について議論する際、
指摘されるのがこの「会議、打ち合わせの多さ」です。
毎日無駄、意味不明な会議が多い中で改めて数字で提示されるといかに会議で無駄な時間を過ごしているか実感します。
生産性を上げるためにもいかにして、この会議を意義あるものにしていけるか？これが大切と言えます。
会社員生活40年×年間出社日240日×大小打ち合わせに1日3時間＝28,800時間
サラリーマン人生で約3万時間
1日の活動時間が10時間として、約8年分も会議している。
膨大な時間を投入する会議をいかにして効率よく回せばよいか？
※出所：榊巻亮著『世界で一番やさしい会議の教科書』
会議の種類は大きく分けて３つ
まずは会議の目的、ゴールを明確にします。
なんとなく会議をはじめてしまうと、会議の途中で「なんの会議してるんだっけ？、
いまなんの話をしているんだ？」と完全に迷子の状態になってしまします。
そのためにも会議の目的を設定、そして周知することは大切です。
① コミュニケーションする会議（報告・連絡・相談）
・コミュニケーション会議の目的は「参加者に情報共有する」ことです。
・ポイントは参加者同士の情報共有や企業方針とルール、プロジェクトの概要などを伝えます。
・参加者は、事前に発言内容、意見を考えてもらう
② 議論する会議（ブレインストーミング）
・議論会議の目的は「企画に対する問題発見、提案する」ことです。
・ポイントはテーマに対して、否定的な意見を含めて幅広い自由意見が求められます。
・参加者は、会議の議題に合わせて資料準備や論点をまとめてもらう
③ 意思決定する会議
・意思決定会議の目的は「決定事項に対して具体的なプランを立案する」ことです。
・ポイントは決定事項を各部門、組織に指示・伝達をして、納得感を引き出します。
・参加者は、決定事項に対する不安や疑問点、想定質問を洗い出してもらう
会議ファシリテーションするスキル全体像（テンプレート）
個人的には最初の会議前の準備で会議の成否は決まると感じています。
・4つのPを押さえて会議を準備する
➊目的とゴール ➋参加者 ➌会議進行 ➍会議道具
※特に参加者が多くなるほど会議は会議の意見はまとめることが困難になります。
そのためにも参加者は少なめにすることをおすすめします。
・会議の終了条件を確認する
抽象的な内容ではなく、具体的なタスクに落とし込む
・時間配分を確認する
ex) 課題共有〇分、意見共有〇分、決定〇分
※特に会議は延長することが多くなるので、時間は多めに見積もって
バッファー（余裕）を持たせて、時間設定することが必要です。
・議論を可視化する
リアルの場合はホワイトボード、Zoomの場合はホワイトボード機能を活用する
・全員から主張を引き出す
共感と肯定により、会議を活発化させる
発言者を指名する
・対話を促し合意形成する
全員が納得するように落とし込む
※参加者の数だけ、解釈も生じるために、「分かっている」という前提は捨てておくべきです
・決まったこと、やるべきことを確認する
決定事項・責任者を明確にする
※決定事項も参加者が多いとだれかがやる！と思いこんでしまうために、責任者を設定します
・振り返りをする
会議の内容について第三者からフィードバックをもらい、次回に改善する
※自分でフィードバックすると客観的に観れないので、参加者に意見を求めるようにします
参考記事
こちらのサイトにExcelでPrepシートがあります。
参考に活用することもおすすめさせていただきます。
記事のまとめ
①いかにして会議を有意義な時間にすべきか、そのためには事前準備を徹底させる
②会議はあくまでも「意見を決定する」ことが目的である
③個人的には会議を最小限に実施することが理想
