【会議②】 議事録の書き方、GAFAに学ぶ、裏方で会議うまく進めるファシリテーション

はじめまして、

ゆるふわサラリーマンのAno(Twitter)です！

今回は会社における生産性で話題となる「会議」について
カイゼンするそのための最初のステップ「確認」「書く」ファシリテーションについて記載させていただきます。

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このような会議はありませんか？

会議の定義としては「全員で意見をまとめて、行動する」

そのためになにをすべきかよく分からないで会議を終えるということは当然ですが、かなり問題になります。

まず最初に取り組みやすい会議ですべき行動とは

いきなりすべてを変えることは難しいです。

そのために前回の記事に記載させていただいております。

表からではなく裏から会議を運営する。

文字通りに裏方で会議を運営をしていきます。

そのために「確認する」「書く」という２つのファシリテーションが必要になります。

まずはこれを実践してみましょう！！

確認するファシリテーション

シンプルなスキルですが、会議の最後に決定したことを確認します。

確認する事項として、下記の３つを最後に確認します。
①誰が（Who）
②いつまでに（When）
③なにを（What）

これを全体で共有することで責任者を明確にさせていきます。

ただいきなり、このような発言すると周囲からの反応がないという可能性もあります。

その対策のために下記のマジックワードを使用します。

『あの、私の理解であっているか不安なので、確認させていただいてもいいですか？？？』

裏方のように下から周囲に働きかけます。

このように「教えてください！」スタイルで拒否されることは少ないと思います。

これで教えてくれない職場なら一種のパワハラ、ブラック企業の可能性あります(笑)

下記のようにappleの会議も同じような会議体で実施してます。

Appleの会議では、会議の終わりには必ずその会議で決まった事柄のおさらいをしますが、その際に、一つひとつの決定事項に必ず「責任者」を指名します。その責任者は社内ではDRI（Directly Responsible Individual：直の責任者）と呼ばれています。

Who’s the DRI on that?（誰がこの責任者なんだ？）はApple社内でしばしば聞かれるフレーズで、Appleでは責任者が不明のものは一つとしてなく、すべてDRIが決められるそうです。

Apple：会議は「イノベーションの場」

書くファシリテーション

会議において「なんとなく」という空気感が問題となるリスクの1つです。

特に疑問に思っていてもなかなか質問するのは恥ずかしい、という方も多いのではないでしょうか？？

そのためにホワイトボードに記載するなど、目に見える形にすることが必要です。

それによって議論がぶれるという可能性を防ぎます。

その中で、「書くファシリテーション」において下記の2つのスキルを意識します。

①会議の目的、前提また時間配分を記載する

②議論が大きく逸れた際には議論を軌道修正するようにする

下記のようにPowerPointではりきった発表をされるかたもいますが、

そのような際にも根本的な内容を把握して、議論がぶれないように修正します。

パワーポイント禁止令

2004年、ベゾスは従業員に向けて「No powerpoint presentations from now on at steam（今後の会議ではパワーポイントは使用禁止）」というタイトルのeメールを送りました。その中で彼は次のように述べています。

“我々が求めているのは単なる文章ではなく、きちんと構成された解説書です。Wordファイルを作成したとしても、中身が箇条書きの羅列であればそれはPowerpointと同じくらい不十分な資料となります。
（中略）

Powerpointのような形式で作られたプレゼン資料は、なぜか問題を何となくいいようにごまかし、項目間の重要度の差を取り払い、複数のアイディアの関連性をなかったことにしてしまうのです。

Amazon：Clear thinking（明晰な思考）をすべての根底に

記事のまとめ

上記の「確認する」「書く」ファシリテーションは会議のいわば入門編です。

まずはこの2つを実践するだけでもファシリテーション能力が身に付きます。

意外とはじめにやってみることは勇気がいりますが、慣れてくれば自然にできるようになります。

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