【会議③】会議を事前設計して、レジュメを書く。徹底準備による理想のファシリテーター

はじめまして、

ゆるふわサラリーマンのAno(Twitter)です！

今回は会社における生産性で話題となる「会議」について
カイゼンする上級編として「隠れない」「Prepする」ファシリテーションについて記載させていただきます。

“今回紹介するおすすめのビジネス書“

このような会議はありませんか？

会議の目的の大前提は「全員で意見をまとめて、行動する」ことです。

そのために

①なにをすべきかよく分からないで会議を終える？

②結局なにを、いつまでにすればよいのか？

③参加者によって結論がずれていた

という会議後の状態は当然ですが、かなり問題になります。

そのような状態を解決するためには下記の記事をぜひ読んでください！！

まず最初に取り組みやすい会議ですべき行動とは

前回の記事に記載させていただきました

「確認する」「書く」ファシリテーションの上級編として

「隠れない」「Prepする」というファシリテーション

まずはこれを実践してみましょう！！

隠れないファシリテーション

「確認する」「書く」ファシリテーションは裏方という立ち位置でしたが、

「隠れない」ファシリテーションは表に出て会議を設計する方法です。

①事前に会議を設計する
②集まって議論すべき内容かを考える
③話していない人に振る

会議の設計事前に行なうことで、会議の時間をスムーズに進めます。

トップミーティングは、上座や下座のない円卓で行われています。そうすることで、参加者が「本音で語り合う」にふさわしい、対等な立場で自由にディスカッションできる環境を作っているのです。

参加者からさまざまな意見を引き出すためには、意見を言える環境づくりが大切だということです。

トヨタ自動車：本音で語り合う

Appleでも同様のことが行われていますが、会議の規模をできるかぎりコンパクトにすることはGoogleの会議の基本でもあります。

会議の傍観者は時間を無駄にしていることはもちろんですが、意欲的な参加者でも人数が多すぎると議論の質が下がると考えています。

そのため同社では会議の参加者は最大8人とし、会議の参加者以外にその会議からベネフィットが得られるであろう人たちには速やかに議事録を送付することとしています。

Google：「スマート・クリエイティブ」を惹きつける企業であるために

上記の企業の会議から分かるように

①最小限の参加人数　②ディスカッションしやすい雰囲気つくり　③全員から意見を引き出す

上記３つが非常に重要になっていきます

Prepするファシリテーション

特に準備こそが重要であり、「Purpose」「People」こそ会議には非常に重要な要素になります。

事前に参加者の目線を合わせることで会議がより円滑になります。

会議に参加する際に　①目的　②参加者　③進め方　など事前に準備をします。

Googleでは5分10分単位の会議でも会議として認められ、スケジュール化されています。こうすることで隙間時間も有効活用することができるようになり、特に多忙なマネジャー層の時間の融通がききやすくなります。

意思決定者が多忙でスケジュール調整ができず意思決定が遅れることは、それだけで仕事のボトルネックになってしまいます。隙間時間の会議を認めることで速やかな意思決定が可能となり、仕事の進み方が効率化されるのです。

Google：「スマート・クリエイティブ」を惹きつける企業であるために

上記の企業の会議から分かるように

①目的明確　②時間明確　③行動明確

上記３つが明確になっていることが非常に重要になっていきます

さぁ実際にファシリテーションしましょう！！

実際に会議をファシリテーションすることはかなり難しいです。

私もこの本を読んで、実際に簡単にできそうなイメージがありましたが、、、、

失敗ばかりです(笑)

いまだに試行錯誤しています。

全員が納得するということはかなり難しいと痛感します。

筋トレではないですか、数をこなすことも必要だと思います。

まずは実践あるのみです！！

そして周囲からフィードバックを得るようにしましょう！！

そしてファシリテーションの技術を一歩一歩高めていきます

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記事のまとめ

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