はじめまして
ゆるふわサラリーマンのAno(Twitter)です！
今回は目標管理、優先順位について大手企業勤務の私の失敗経験を踏まえて、記事で紹介します。
目標管理、優先順位はどのようにすべきですか？
個人的には『すぐに終わるタスクはすぐにその場で終える』『仕事を貯めない』これが仕事におけるベストな選択だと考えてます
・目標管理、優先順位の効率的な方法について考えたい
・どのようにタスク管理すべきか？
・仕事の生産性を高めたい
大前提として、あくまでも個人的な仕事の取り組み方を紹介します。
仕事のやり方において向き不向きはあるので、１つの参考にしていただければ幸いです。
目標設定について失敗した私の体験談
➊失敗：フレームワークを活用することを意識しすぎた（SMARTの法則 etc）
有名な目標管理のフレームワークとしてSMARTの法則があります。
実際にこのフレームワークを有効に活用できれば、仕事の生産性も高まる可能性はあると思います。
しかし実際の仕事において、活用することは非常に難しかったです。
なぜなら上司の判断で達成可能な目標はコロコロ変わってしまうからです！！
例えば、下記のような上司と部下のやりとりがあります。
今月の目標は達成できました。
しかし来月は〇〇という現状があり、難しいです。
そうか、、
確かに厳しいかもしれないが、〇〇というノルマが本社からある
それは分かりますが、、、
〇〇という担当エリアとして難しいです
そうか、確かに難しいかもしれないが、
しかしこれはノルマで～～
このような上司と部下の意見の平行線はよくあります。
そのような場面でロジカルシンキングなどしても、もはや水掛け論で意味ないです(笑)
基本的に目標は 個人の目標＜＜＜＜＜＜＜＜＜＜上司と本社の目標 と優先順位としてなる
そのためにSMARTの法則ははじめる前に前提がすでに破綻していることがよくありました。
➋失敗：仕事はとにかくいろいろ降ってくる
また有名なフレームワークとして緊急度と重要度のマトリクスで分類があります。
仕事のタスクにおいて、重要かつ緊急なものから処理することを優先するという考え方です。
しかし、仕事において下記のようなランダムイベントが多々発生します。
上司の判断で緊急性もコロコロ変わってしまいます！！
この仕事を今日中にしてほしい
この仕事を最優先でお願いします
この仕事はとても重要な仕事なので、早めにお願いします
このように急に仕事を依頼されることがあります。
そのために優先順や重要度は急に変わるが多くなり、結局なにが重要か分からなくなります(笑)
優先順や重要度は急に変わるが多くなり、
結局なにが重要か分からなくなります(笑)
また大企業のサラリーマンにおける目標設定は、個人設定できる範囲はかなり限られています。
個人面談においても個人で設定するより、
本社の行動指標として〇〇を設定ないといけない
チーム目標として〇〇は達成しないといけない
さらに本社の指示により、
先月はAを最優先と話していたが、やはり今月からBを最優先に
先月言っていた内容と今月言っている内容は矛盾しているということも良くあります(笑)
本社、上司の目標達成することが個人評価に繋がるということが多い
そのために理想と現実のジレンマを感じる部分でもありました。
基本的に仕事は 最優先の仕事ばかりが増えていく、優先順位が変わる ことになる
➌失敗：そもそもフレームワークの活用は性格的に向かなかった
仕事においても向き、不向きはあると思いますが、
私は仕事を同時並行する『マルチタスク』が苦手でした。
なぜなら同時に多くの仕事をするとヌケモレが多くなってしまいました。
そのために1つ1つの仕事を処理する方が、向いていると思いました。
特に、タスクを細分化させようとしていて、気づいたらよりタスクが増えていました(笑)
またタスクの管理に労力を使用して、生産性が落ちているように感じました。
そのために優先順位やタスク管理など向いている人はそのまま活用すべきと思います。
しかし、生産性が向上していない、マルチタスクが苦手な方は違う方法を考えても良いと思います。
仕事のやり方において、その人それぞれに向き不向き がある
結局はタスク管理をする前に、タスクを減らす方を最優先にすべき
以上の失敗を踏まえて、結論は
とにかくタスクを減らす/貯めないことを最優先すべき
これがまずは大原則だと感じました。
タスク管理をする前に、タスク自体をまずは減らすことが最優先だと感じました。
原則①：仕事はスキマ時間にすぐに終えるようにする
まずは、タスクに対して、下記の2つが効果的な手段でした。
また優先順位はあまり考えないようにして、
個人的に仕事を下記の2つにシンプルに分けて考えます。
(Ⅰ)単純な入力業務/重要度が低い ☞ すぐに終えるもしくはスキマ時間に終える
(Ⅱ)思考が必要な業務 ☞ 70%の完成度ですぐに提出する
(Ⅰ)の単純な入力業務については、すぐに終えるもしくはスキマ時間に終えます。
なぜなら基本的にタスクを貯めないこと、これが大原則のためです。
そのために思考を必要としないのですぐに終えるものはどんどん処理していきます。
特に仕事が増えていくと、それだけでヌケモレの可能性があるからです。
(Ⅱ)の仕事については、翌日までに処理をします。
なぜなら完成度よりも速度を重視します。
依頼された仕事をすぐに終えるほうが、仕事における信頼度が増すからです。
また時間が経つにつれて、依頼した相手の完成度のハードルが高くなるからです。
そのために早めに第三者に見せて、随時修正やフィードバックをもらい改善していく方が仕事の完成度も高くなります。
原則②：時間配分をチューニングする
重要度の低い仕事を、無駄な時間（生産性の低い仕事）に処理する。
そして重要度の高い（思考が必要な仕事）仕事に集中する。
個人的に原則として朝、昼、夜の3タームで重要度の低い仕事を30分～1時間で集中して処理するようにしています。
また生産性の低い会議などは基本的に内勤をするようにしています。
特に長時間の会議において、大人数を相手に一方的に話す会議の場合、基本的に話を聞いていないと思っています(笑)
無駄な時間がどうか、それを判断する基準は
具体的なメリットや目的はあるかどうか？
これを基準にすると良いと思います。
原則③：最終的な責任はだれが責任を負うかを考える
大企業にあるあるかもしれませんが、これはなんのためにやるかよく分からない、意味不明な仕事もよくあります(笑)
その際に意識することは『誰が最終的な責任を負うか』です。
もし第三者が責任を負う場合には、その仕事を優先的に処理すべきです。
なぜなら第三者が関わると、当たり前ですがチームなどに迷惑をかける
また上司も関わる場合は個人評価の低下にも繋がるという結果になります。
そのために良いことは1つもありません。
もし仕事を依頼される際には仕事の期限とやること？
最低限この2つは必ず確認するようにします。
記事のまとめ
①タスクや優先順位の考え方には限界がある
②とにかくタスクを減らす/貯めないことを最優先すべき
③他人に迷惑をかけると修復にその倍の時間や労力をかけることになる
